Esprit de corps et engagement – comment j’ai trouvé mon style de Project manager
Dans un contexte de changement de propriétaire et de ressources limitées, j’ai relevé le défi de mener à bien la certification Swissdec 4.0 pour notre module de comptabilité salariale. Découvrez comment j’ai transformé ce défi en une réussite collective.
Contexte
À l’époque, je travaillais pour un éditeur d’ERP qui proposait un module complet de comptabilité salariale. Cependant, ce module n’était pas conforme à la norme Swissdec 4.0, une conformité essentielle pour maintenir son attractivité commerciale et conserver la clientèle existante. Sans cette mise à jour, l’éditeur risquait de perdre des clients et des parts de marché. De plus, l’éditeur manquait de ressources et n’avait pas identifié de personne prête à prendre en charge ce projet, prolongeant ainsi une situation potentiellement préjudiciable. Voyant là une opportunité à la fois de servir mon employeur et de relever un défi personnel, j’ai pris l’initiative de contacter la direction pour proposer non seulement de prendre le problème en main, mais aussi de le mener vers le succès.
Le problème
Il était important pour moi que mon engagement dans ce nouveau projet n’affecte pas la qualité de mes activités habituelles : je gérais une ligne de produits spécialisée dédiée à la formation professionnelle cantonale. En tant que point de contact principal pour ces clients, je discutais de leurs besoins, les analysais, concevais des solutions, rédigeais des spécifications et supervisais leur implémentation avec l’aide de différentes ressources internes.
Outre ma disponibilité relative, plusieurs défis se présentaient. Premièrement, je n’étais pas encore très familier avec le domaine de la gestion des salaires, ni avec la manière dont la société avait implémenté ce module. De plus, il me fallait comprendre la norme Swissdec 4.0 et le processus de certification qui y était associé. La spécialiste de cette application était en congé maternité et ne pouvait m’accompagner que de manière limitée. S’il y avait quelques ressources techniques compétentes pour réaliser une partie du travail, cela nécessitait de négocier leur disponibilité, de leur donner des tâches bien spécifiées et les suivre de près.
Enfin, la société était en cours de changement de propriétaire, ce qui représentait un défi supplémentaire. Il me fallait convaincre la nouvelle direction de ma capacité à mener ce projet à bien et de la pertinence de mes demandes budgétaires.
La solution
Le temps et les ressources étant limités, j’ai décidé d’une part de tirer le maximum des ressources à ma disposition et d’autre part d’exploiter ma versatilité pour occuper tous les postes vacants.
J’ai réussi à m’assurer le soutien de la spécialiste de l’application pour le dialogue de fond nécessaire à m’éclairer dans ma compréhension et à confronter mes choix. Ensemble, nous avons obtenu le soutien de la nouvelle direction.
Le module des salaires devant dialoguer avec un module tiers (que j’ai confié à l’un de mes collègues), j’ai pris en charge la conception et la programmation de l’interface entre ces deux modules. J’ai achevé avec succès la certification de cette partie technique. J’ai également mené à bien les discussions avec l’organe certificateur tout au long du projet.
La certification « métier » représentait un défi inédit dans ma carrière. Nous devions disposer d’un ensemble de fonctions bien définies à une date précise. Ces fonctions devaient répondre aux exigences de Swissdec 4.0 tout en s’intégrant de manière fluide et pratique dans le standard salarial existant, sans effets secondaires. Il était crucial de respecter cette échéance sans recourir à une approche en deux phases. J’ai instauré des séances de travail quotidiennes, planifié et ajusté notre emploi du temps pour atteindre ces objectifs, et communiqué clairement les enjeux à mes collègues. Ces mesures nous ont permis d’être prêts à temps pour la certification, que nous avons réussie sans réserve.
J’ai abordé mon rôle de chef de projet en m’appuyant sur les meilleures pratiques, notamment celles du PMI. Tout au long du projet, j’ai mis à profit mes atouts personnels : opiniâtreté, humilité, esprit d’équipe, capacité à motiver, exigence et compréhension.
Résultats
Le travail d’adaptation et de certification du logiciel a été mené à bien dans les délais impartis. Grâce à cela, les clients ont pu bénéficier des nouvelles fonctionnalités sans retard — ils sont aujourd’hui une majorité à les utiliser pour échanger avec les institutions (caisses de compensation, de pension, assurances et administrations fiscales), économisant du temps et améliorant la qualité de leurs informations. La certification Swissdec 4.0 a non seulement renforcé la conformité du logiciel mais a aussi restauré son attrait commercial, offrant ainsi un avantage concurrentiel significatif à une solution déjà très puissante.
En parallèle, j’ai profité de cette expérience enrichissante pour faire certifier mes compétences de chef de projet, obtenant la certification IPMA-C, ce qui marque une étape importante dans mon développement professionnel.
Témoignages et retours
J’ai reçu des retours excellents de l’ancienne direction à qui j’ai proposé mes services, de la nouvelle qui m’a accordé sa confiance, et de tous mes collègues, qu’ils aient travaillé sur le projet ou non.
Témoignage de Daniel Chassot, ancien directeur de Syslog,
Bien que je n’ai pas été aux commandes de Syslog sur l’entier du projet, j’ai beaucoup apprécié l’esprit d’initiative de Jean-Fabien qui est venu spontanément se proposer de prendre la responsabilité et mener à terme ce projet essentiel pour l’entreprise
La direction de la société a souhaité me confier le projet de certification à la norme Swissdec 5.0, un projet en tout point similaire au précédent en termes d’enjeux pour la société. Cependant, je n’ai pas pu accepter car j’étais occupé à 80% sur un projet d’intégration ERP hautement stratégique. Ce projet visait à toucher un nouveau secteur de marché, où mes qualités et mes connaissances étaient particulièrement précieuses.
Conclusion et apprentissages
J’ai appris de ce projet que j’étais capable de réunir une équipe autour de moi et de lui transmettre ma motivation. J’ai pu créer un esprit de corps solide, ce qui a permis à chacun de se sentir impliqué et valorisé. Par exemple, lors des séances de travail quotidiennes, j’ai veillé à ce que chaque membre de l’équipe comprenne l’importance de sa contribution et se sente partie prenante du succès global.
De plus, j’ai découvert que je pouvais obtenir le meilleur de chacun sans recourir à la manipulation ou à la menace, mais plutôt par la force de conviction et l’encouragement. Cette approche positive a non seulement renforcé la cohésion de l’équipe, mais a également permis d’atteindre, voire de dépasser, nos objectifs initiaux.
Ces expériences m’ont montré l’importance du leadership bienveillant et motivant, et je compte appliquer ces principes dans mes futurs projets pour continuer à inspirer et à guider mes équipes vers le succès.