La métamorphose des échanges écoles professionnelles-SFP : Une étude de cas sur l’innovation numérique dans la formation professionnelle
Découvrez comment j’ai transformé le processus de transfert des informations entre les écoles professionnelles et le Service de la Formation Professionnelle (SFP), passant d’un échange laborieux de fichiers Excel à un transfert automatisé en temps réel, ouvrant aussi une cloison entre deux entités qui ne savaient pas comment mettre en commun leurs connaissances dans l’une des problématique les plus complexe de la formation professionnelle: le juste calcul des notes écoles de fin de formation. Dans cet article, je partage mon voyage de transformation numérique, détaillant les défis rencontrés, les solutions mises en place, et les bénéfices obtenus grâce à cette métamorphose technologique. Apprenez comment cette innovation a non seulement rationalisé les échanges de données éducatives mais aussi renforcé la collaboration et l’efficacité au sein du système éducatif fribourgeois.
Situation initiale
Contexte
Je suis responsable depuis 25 ans des logiciels métier GFA (Gestion Fribourgeoise des apprentis) et I-Gestion (Système d’information des écoles professionnelles), systèmes d’information principaux du Service de la formation professionnelle et des écoles professionnelles du canton de Fribourg. Le SFP chapeaute le suivi des contrats, délègue aux écoles professionnelles du canton la tâche de prodiguer la formation théorique et aux entreprises celle de prodiguer la formation pratique. Ces dernières lui fournissent, en fin de formation, les notes finales obtenues dans leur domaine respectif. Le service consolide ensuite ces notes, émet un bulletin de notes, et délivre les certificats, attestations et maturités professionnelles.
Problèmes Identifiés
Le processus de récupération des notes finales auprès des écoles (appelons-les « notes écoles ») était problématique pour plusieurs raisons. D’abord, les notes écoles varient selon les ~500 professions proposées à Fribourg. Ensuite, ces dernières sont vues sous un angle différent dans les écoles – qui organisent la formation sur 2 à 4 ans (plan d’étude) – et au Service – qui organise en fin de formation la procédure de qualification (schéma de notes). Si l’on retrouve d’une profession à l’autre des concepts similaires comme les notes de « culture générale » et d’« enseignement des connaissances professionnelles », les écoles transmettent aussi parfois des notes d’examens, de travail pratique, de travail de maturité etc. Toutes ces notes sont issues d’un processus de calcul complexe voir très complexe (détaillé dans un autre article) propre au plan d’étude.
Les écoles devaient chaque année, calculer quelques 25’000 de ces notes, les valider et les transmettre par Excel au service. Le service, lui, devait accompagner l’école dans ce processus sans support visuel, avant de saisir manuellement les notes reçues dans GFA, au bon endroit (selon l’ordonnance) de la grille de notes de l’élève. Procédure extrêmement laborieuse et propice aux erreurs de saisie.
Pour illustrer ce que sont ces notes écoles, voici par exemple ce que dit l’ordonnance fédérale de la profession des gestionnaires en commerce de détail, de la note d’« enseignement des connaissances professionnelles » : « La note [d’enseign…] correspond à la moyenne, arrondie à une note entière ou à une demi-note, des 6 notes semestrielles. ». Dans le schéma de notes du Service, elle représente 50% de la « note d’expérience » qui compte elle-même pour 30% de la note globale. Dans le plan d’étude des écoles, les 6 notes semestrielles dont il est question sont des moyennes arrondies à la demie de 4 à 6 notes (à la demie aussi) de domaines de compétences opérationnelles tous iso-pondérés (« relations avec les clients », « présentation des produits » etc).
Objectif du Projet
Le service m’a demandé de réduire la complexité de ce processus, de le rendre plus sûr, plus rapide et de lui donner un outil pour soutenir sa collaboration avec les écoles.
Le problème
Liens entre plans d’étude et schémas de notes
Plusieurs questions et défis se posaient à moi dans ce projet. Tout d’abord, il fallait établir des liens entre plans d’études et schémas de notes (ceux-ci se faisaient humainement jusque-là), puis, ceci fait, comprendre et clarifier comment faire les liens entre certaines notes du plan d’étude et les entrées correspondantes du schéma de notes.
Mise en commun des paramétrages
Ensuite, je devais trouver un moyen d’aider le Service à comprendre comment l’école avait paramétré son plan d’étude afin qu’il puisse valider ce paramétrage avec elle. Cela impliquait de rendre visibles et compréhensibles les différents paramètres et calculs utilisés par l’École. Inversement, je devais montrer clairement aux Écoles quelles notes le Service attendait d’elles. Devais-je créer une même fonction pour les deux partenaires ? Mais comment montrer tant d’informations et rester clair ?
Transmission des notes
Enfin, s’il était souhaitable de permettre aux notes des Écoles d’être transmises au Service en occasionnant le moins de travail possible, il était vital que les notes reçues au Service puissent être insérées dans les grilles de notes sans saisie manuelle. L’élimination de la saisie manuelle de ces notes avait comme contre-coup que le calcul des résultats finaux ne serait plus effectué, car ce dernier se lançais dans l’écran de saisie manuelle des notes. Il fallait trouver comment lancer ce calcul sans manipulation supplémentaire.
Cloisonnement des systèmes
Dernier problème, les deux systèmes (celui des écoles et GFA) vivaient dans des écosystèmes séparés, bases de données et serveurs, et ce pour des raisons de cloisonnement des responsabilités. Choix historique lourd de conséquences ! Un réplicateur de données avait été mis en place pour répliquer une vingtaine de tables dont une bonne dizaine était bidirectionnelles. Ce qui occasionnait régulièrement des conflits et rendait chaque mise à jour des structures de tables laborieuse. Le choix de transmettre les notes d’un système à l’autre via des tables répliquées, s’il était évident, était insatisfaisant et chronophage.
La solution
Notes – liens entre plans d’étude et schémas de notes
J’ai compris que le plus simple moyen de faire des liens entre les notes du côté des écoles et de celui du Service était d’utiliser un identifiant à entrer dans les deux systèmes, de concert. Mais je souhaitais qu’il signifie quelque chose. Après un entretien avec le métier, nous avons trouvé qu’une numérotation existait bien, nommée « Dat-Code ». J’ai proposé qu’elle soit utilisée car elle avait un sens aux yeux des experts en charge de paramétrer le système.
Automatisation complète de la transmission des notes
J’ai créé l’automatisme suivant : une fois calculées et bloquées, les notes des écoles sont transférées au Service. Un indicateur permet à GFA de savoir que quelque chose a changé dans la grille des notes de l’élève. Dans les écrans « impression des bulletins » et « gestion des notes », une procédure identifie quels élèves correspondent à une recherche (par exemple, tous les élèves d’une profession, ou un élève particulier) et relance le calcul de leurs résultats si nécessaire, avant de supprimer la trace « déclencher calcul ».
Développement d’un module commun aux écoles et au Service pour la consolidation du paramétrage
Pour que les écoles et le service puissent mettre en parallèle leurs plans d’étude et leurs schémas, j’ai décidé de leur proposer un module commun utilisant une technologie qu’un de mes collègues avait explorée auparavant : la page Web PHP intranet. Elle était une bonne alternative pour un programme de consolidation de deux SI (systèmes d’information) métiers et elle me faisait entrer dans le développement de fonctions Web. Après avoir suivi une formation de base avec lui, je me suis lancé dans la programmation de deux fonctions principales :
L’une permettant de gérer les liens entre les plans d’étude et les schémas de notesL’autre permettant de montrer le détail d’un plan d’étude, la façon dont les différentes notes des écoles sont calculées, et les lignes des schémas de notes correspondantes dans lesquelles elles étaient transférées.
Il me fallait rendre ce dernier tableau imprimable et visuel. J’ai trouvé un outil de design de fichier PDF pour PHP (FPDF) et j’ai conçu une façon de représenter toutes les informations visuellement en mêlant textes, cases, couleurs, flèches et symboles. Cela permettait de montrer beaucoup d’informations tout en permettant à l’utilisateur de trouver immédiatement ce qui l’intéresse. J’ai pris beaucoup de plaisir à dessiner ces schémas je dois le dire.
Amélioration de l’interface utilisateur
J’ai adapté les écrans de synthèse des notes des écoles et ceux de gestion des notes de GFA afin de bien montrer quelles notes provenaient des écoles. Ces notes sont grisées pour en laisser les écoles seules responsables.
Fusion des bases de données
J’ai opté pour la fusion des bases de données, seule solution permettant la transmission en temps réel des notes, un bénéfice qui me tenait particulièrement à cœur. À l’époque, les API à consommer n’étaient pas encore répandues, et cette fusion des référentiels était une chose que je souhaitais réaliser depuis longtemps. J’ai milité auprès du Service et des écoles afin qu’elles acceptent de partager un seul référentiel.
Résultats
Service et écoles ont accepté le principe de la fusion et je me suis acquitté de la tâche avec succès. Un premier jalon était posé. Un grand travail de maintenance sans valeur ajoutée était éliminé. Le système était plus léger, les interventions facilitées et mon objectif d’immédiateté de l’information devenu possible.
Le processus de transfert des notes Ecoles, lancé au moment de l’étape « blocage des moyennes calculées » était fluide et transparent pour les utilisateurs des écoles. Ils sont simplement informés que des notes ont été transférées au Service. En cas de problème, des fonctions de déblocages et de recalcul leur permettaient de modifier un paramétrage avant de relancer calcul, blocage et transfert.
Dans GFA, le recalcul des moyennes en cas d’injection de notes Ecoles a rendu très aisés les opérations de consultation des résultats des élèves (ou celui d’impression des certificats). Il n’était pas rare d’entendre une conversation entre un responsable de secteur du Service et un responsable d’une école de ce type :
- « je n’ai pas les notes de l’élève X. »
- « Ah oui, je ne les ai pas bloquées. Attends. Voilà. Est-ce que tu les as ? »
- «Attends, je retourne dans la grille… Super ! Tout est là et il a réussi ! Merci !»
La matrice de correspondance PDF que j’ai programmée, facilement imprimable, a été le support de toutes les discussions entre les partenaires.
Au final, tous les objectifs ont été atteints. Des notes correctement calculées sont transférées en temps réels et apparaissent immédiatement dans le bulletin de notes final couronnant la formation de l’élève. Je suis très fier de ce travail. Plus de 400’000 notes Ecoles ont été transférées grâce à lui depuis sa mise en place. Il a en outre contribué à sensibiliser écoles et Service aux enjeux de l’autre, leur a permis de partager leur expertise et de se rapprocher.
Témoignages et retours
Les solutions que j’ai mises en place ont été unanimement appréciées.
La matrice de correspondance PDF est devenue un incontournable du processus de collaboration écoles/Service. Début 2025, j’y ai intégré le processus d’authentification oAuth2 et l’ai ouvert à l’extranet.
Témoignage de Lyse Robadey, responsable cantonale du logiciel de gestion des écoles professionnelles depuis 2016
La matrice de correspondance est une idée géniale qui permet de vérifier la compatibilité entre les deux paramétrages de manière visuelle et facilite grandement la communication entre les deux entités
Témoignage de Brigitte Fornerod, cheffe de secteur au Service de la formation professionnelle
Une merveilleuse idée d’avoir créé cette matrice de correspondance entre l’Ecole et le Service. Sans cet outil, je n’ose pas imaginer la complexité de la tâche de transfert de toute ces notes. La période d’examens, à laquelle s’effectuent la majorité des transferts, est une période très chargée et sans un outil au top nous n’aurions pas pu communiquer les résultats à nos apprentis dans des délais corrects.
Cette section sera enrichie avec d’autres témoignages et des retours détaillés des écoles et du Service une fois qu’ils auront été recueillis!
Conclusion et Apprentissages
Ce projet a été une expérience particulièrement enrichissante, car il s’agissait du premier où j’ai été amené à réaliser une preuve de concept devant des clients. Je me souviens avec satisfaction avoir invité les utilisateurs des deux entités à assister à une démonstration live de ce que j’avais conçu, allant de l’ajout d’un numéro Dat-code à une note Ecole qui n’en contenait pas vers un calcul et un blocage de la note Ecole. Puis je passais à GFA pour montrer une grille de notes désormais complète et un résultat réussi (bien sûr!). Ce moment a été très gratifiant, car il m’a permis de voir directement l’impact positif de mon travail sur les utilisateurs finaux.
Cette expérience m’a enseigné l’importance de la communication directe avec les parties prenantes et du nécessaire dialogue avec elles pour faire juste, dès le début. Elle a également renforcé ma confiance dans la présentation de mes idées et de mes réalisations. Depuis lors, j’ai intégré systématiquement cette approche interactive dès les premières phases de conception.
