Récit de la conception du premier portail communal pour parents du canton de Fribourg
En 2017, Villars-sur-Glâne fait l’acquisition du système que j’ai conçu et développé pour la commune de Fribourg, un client lourd pour la gestion administrative des écoles primaires de la ville.
Cet outil permet notamment d’associer les élèves à des classes harmos, de lier ces classes à des enseignants et de gérer salles, bâtiments et écoles. Un grand nombre d’extractions standard, listes et courriers à destination de divers intervenants du monde scolaire y sont incluses et le système est également interfacé au référentiel « grandes communes » Fritic, ce qui lui permet d’être à jour en permanence. Les données des écoles publiques sont complétées avec les données des écoles privées et spécialisées, et par les activités extra-scolaires et les enfants y inscrits.
Contexte
C’est pour ce dernier domaine que le service des écoles m’a demandé en 2019 d’implémenter de nouvelles fonctions :
Il s’agissait d’une part, de pouvoir rationnaliser le contrôle et la saisie rapide des inscriptions à ces activités, et d’autre part de pouvoir suivre les présences des responsables des activités qui les donnaient – ceux-ci étant rétribués directement par la commune – et les présences des enfants.
Je considérais d’abord une résolution classique :
- Ecran d’impression d’un publipostage destiné aux parents (1 page par enfant) annonçant l’ouverture de la saison des inscriptions et offrant plusieurs zones d’activité à remplir.
- Tableau de bord de saisie dans le client lourd pour une saisie en masse basée sur les formulaires retournés par les parents
- Pour la saisie des présences, un système très similaire avec un écran d’impression qui permette d’imprimer un tableau des présences pour une ou plusieurs activités avec un intervalle de date
- Un tableau de bord pour saisir en masse les listes de présences retournées par les responsables. Avec un statut pour chaque combinaison date/activité (imprimé, reçu, saisi, payé).
- Le même tableau de bord permettant d’extraire un fichier normalisé pour l’application salariale
Problème
Complexité du workflow du processus d’inscription des enfants : pas moins de 7 étapes étaient nécessaires : générer le courrier pour les parents, le poster, le réceptionner, en valider le contenu, le saisir dans le système et enfin générer un courrier aux parents pour les informer de l’inscription ou de la raison de la non-inscription et le poster.
Complexité du workflow du processus de suivi des présences : 4 étapes étaient nécessaires : générer les feuilles de présences pour les responsables de formation, les distribuer, réceptionner, les saisir dans le système, étapes répétées au minimum une fois par mois tout au long de l’année scolaire.
Surplus du travail de contrôle : outre la complexité des workflows, le travail de contrôle des formulaires d’inscriptions retournés par les parents s’annonçait fastidieux : les activités choisies devaient correspondre au degré de l’enfant l’année suivante, et les activités choisies devaient être encore disponibles.
Surplus de travail de saisie : le travail de saisie de masse des informations retournées par les parents au mois de juin, juillet et août et celui plus lissé des présences des responsables et enfants tout au long de l’année était inutilement pénible.
Opacité des choix : les règles qui prévalaient à l’ordre de priorité des saisies des inscriptions dans le système étaient opaques aux yeux des parents. Or certaines activités courues étaient limitées en termes de disponibilité.
Surplus des allers-retours : les parents malchanceux qui n’avaient pas pu inscrire leur enfant à une activité de leur choix recevaient une contre-proposition. Celle-ci demandait du temps de traitement et s’avérait potentiellement obsolète dès son émission, d’autre parents ayant pu inscrire leur enfant à une place vide entre-temps.
Solution
Guichet virtuel : il y avait dans la solution classique esquissée plus haut un manque d’efficience. Des informations sont saisies à double (inscriptions, présences) et doivent être vérifiées humainement. Des communications doivent être faites, des justifications données, des publipostages doivent être imprimés et passer de mains en mains ou être expédiés par la poste. Tout serait tellement plus simple si les parents et les responsables de formation pouvaient interagir directement avec le référentiel de données !
Le portail Smartpack : à la même époque, je suis en train de concevoir le premier portail de Syslog. Le cadre du portail est conçu et pour grande part programmé. Un menu configurable est disponible, des comptes utilisateurs, des rôles et des notions de droits par rôles existent. Le portail est prêt à accueillir ses premières fonctions métiers. Or, les critères d’éligibilité pour développer en Web sont réunis dans les besoins fonctionnels exprimés par Villars-sur-Glâne : quelques fonctions bien définies à développer pour le plus grand nombre, dans le but de soulager une administration.
La gestion des comptes : le secrétariat du Service des écoles créera les comptes utilisateurs et les associera à un rôle de parent ou de responsable d’activité. L’identifiant du compte sera l’adresse e-mail de l’utilisateur. Je permets même que certains utilisateurs aient deux rôles. En effet, certains responsables d’activité sont aussi les parents d’enfants scolarisés dans la commune. Ils pourront accéder ainsi à toutes les fonctions auxquelles ils ont droit avec le même compte.
Outil de saisie d’inscriptions en ligne : je conçois un «espace parent» qui permet à l’utilisateur ayant le rôle de parent, de voir la liste de ses enfants (les informations enfants-parents-adresses de contact des parents existent déjà dans le client lourd). Je suis donc capable de faire le lien entre un parent logué et ses enfants. Pour chaque enfant, je liste les activités selon leur type (sport, allemand, activités culturelles, devoirs surveillés). Un enfant ne peut être inscrit qu’à une activité encore disponible et pour autant qu’elle corresponde à son degré harmos.
Outil de saisie de présences en ligne : pour la saisie des présences des surveillants et enfants, je prévois un écran de gestion des activités qui montre toutes les activités auxquelles le responsable a droit. Là encore, le lien entre l’utilisateur et le responsable de formation tel qu’il existe dans le référentiel est fait grâce à l’adresse e-mail.
Smartphones : nous savons que les parents ont presque tous un smartphone, de même que les responsables de formation. Nous optons donc pour un « design responsive », compatible avec tous les supports, Smartphones, PC, Macs et tablettes et les principaux browsers du marché. Je conçois des écrans intuitifs. Les utilisateurs doivent comprendre comment ils fonctionnent sans formation.
Communication : les parents sont informés que les inscriptions ont été entrées dans le système par e-mail immédiatement après saisie, selon le principe du premier arrivé, premier servi. En effet, une inscription validée par le système est une inscription définitive. Et si le parent l’annule de lui-même, la place libérée est de nouveau disponible pour les autres enfants. De plus, le parent peut annoncer aux responsables de formation une absence ou leur soumettre des questions directement via l’espace parents. Bref, la conception même du système permet aux parents de connaître en tout temps l’état exact de l’offre en activité disponible.
Résultat
Gains pour le service : les saisies opérées par les parents, les contrôles effectués lors de la saisie ont permis au service d’économiser beaucoup de temps durant la saison des inscriptions. Le temps employé à proposer des activités alternatives aux parents et enregistrer leur choix a été réduit à néant. Tout au long de l’année scolaire, la saisie des présences en ligne a permis au service d’éviter une routine mensuelle d’impression, envoi de papier, récupération et saisie dans le système chronophage.
Gains pour les utilisateurs : le jour et l’heure de début d’inscription ainsi que les activités à disposition sont communiquées à l’avance. Lorsqu’ils se connectent, les parents peuvent, en 5 minutes, saisir leurs inscriptions et revenir à leurs occupations. Lorsque les activités qu’ils visaient sont prises, ils savent sur quelles activités se rabattre. Les surveillants eux, n’ont pas besoin de réceptionner, remplir et remettre une feuille des présences. Juste se connecter et saisir les présences dans une interface intuitive.
Gains pour la commune : première commune du canton à s’équiper d’un guichet virtuel pour gérer ses activités extrascolaires, Villars-sur-Glâne a projeté l’image d’une commune moderne auprès de sa population mais aussi au-delà. Les nouveaux arrivants allophones ont particulièrement apprécié le guichet virtuel disponible en plusieurs langues et ont été nombreux à y inscrire leurs enfants. Au final, le guichet virtuel a contribué à mieux intégrer les nouveaux arrivants et à valoriser une offre en activité particulièrement généreuse auprès des nombreuses familles résidentes.
Témoignage et Retour
Témoignage de Joël Pochon, chef du Service des écoles
Tout au long du projet, Jean-Fabien a démontré une excellente maîtrise du développement d’outils de gestion informatique, alliant rigueur technique et compréhension fine des besoins métiers. Sa grande expérience dans la conception de solutions dédiées à la gestion des élèves lui permet d’apporter une réelle valeur ajoutée à chaque étape : de l’analyse des processus à la mise en œuvre de fonctionnalités sur mesure.
Pour enrichir cet article et offrir une perspective supplémentaire sur l’impact des solutions mises en œuvre, des témoignages de parties prenantes clés seront intégrés. Ces témoignages, recueillis auprès de personnes directement impliquées ou affectées par le projet, apporteront un éclairage pratique et contextuel sur les améliorations apportées.
Conclusion et Apprentissage
Un bon design intuitif permet de ne pas avoir à former les utilisateurs sur les fonctions clés. De ce côté-là, je suis très fier d’avoir conçu des écrans permettant de faire des choses sommes toutes assez sophistiquées, comme sélectionner une école de devoirs surveillés et spécifier les jours de cours souhaités, ou de communiquer avec les formateurs pour leur annoncer une absence ou leur poser une question, ou désinscrire un élève, ou saisir une arrivée tardive, et ce sans qu’une formation à l’outil ne soit donnée.
Ma surprise a été de découvrir à quel point la population des parents variait en termes d’expérience et d’aisance avec les sites web et les comptes associés. Nous étions à l’époque en pleine transition sociétale vers les guichets d’administration virtuels, devenus beaucoup plus communs, souvent incontournables en 2025. Le service lui-même a accompagné de près les parents, année après année et a pu constater au fil des ans à quel point les notions de mots de passe fort, de validation de compte, de contrôle des spams, de demandes de réinitialisation de mot de passes sont devenues plus familières auprès des administrés.
J’ai plus tard été amené à décliner et enrichir ce portail de multiples façons et en décrirai les plus significatives en détail dans un prochain article.
